هيئة الطرق والمواصلات تطلق مبادرة النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق

وذكر عبدالله المدني، المدير التنفيذي لقطاع خدمات الدعم المؤسسي في الهيئة بأن المبادرة الجديدة تعمل على تلبية كافة متطلبات الهيئة المتعلقة بنطاق العمل والخطط الانتقالية للتنفيذ. وشرعت الهيئة بتنفيذ هذا النظام بناءً على البيانات والاستنتاجات الإستراتيجية التي توصلت إليها.

وأضاف المدني: "نهدف بواسطة هذا النظام إلى الارتقاء بمستوى إنتاجية موظفي الهيئة وذلك من خلال تقليل الاعتماد على الأعمال الورقية نظرا لأن فوائد هذا النظام ستكون كبيرة حيث أنه يوفر الوقت في عملية استعادة الوثائق ويقلل من خطورة فقدانها والأهم من ذلك يعمل على تسريع العمليات التي يتخللها استخدام الأوراق. وسيكون لكل هذه الفوائد تأثيرا مباشرا على الكيفية التي يقوم بها موظفو الهيئة بخدمة بعضهم بعضا وخدمة عملاء الهيئة".

وقال عبدالله البستكي، مدير إدارة تقنية المعلومات في الهيئة: "لقد تم انتقاء تطبيق يسمى همينغبيرد أوبن تيكست (Hummingbird OpenText) كمنتج للإيفاء بمتطلبات النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق. وقد تم البدء بالمرحلة الأولى من التنفيذ في فبراير 2007 وبعد أن نجحت عملية التنفيذ دخل النظام طور التشغيل في أغسطس من العام الجاري. ويعمل النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق حاليا في تسع إدارات، وسيتم تعميمه على الإدارات الأخرى في المرحلة القادمة. ويضمن هذا التطبيق تتبعا كاملا لمراحل التقدم الخاصة بالاتصال بين الإدارات مثل المراسلات وتعميم التعليمات".

وأوضح البستكي بأن من بين المسارات الأخرى التي يعمل النظام على تقديمها هي خدمات نقل الأعمال المتراكمة حيث تعدّ هذه العملية من العمليات تتميّز بأهميتها العالية، والتي تضم تحويل حوالي 10,3 مليون صفحة إلى صفحات إلكترونية بحلول شهر أبريل من العام 2008، وقد تم حتى الآن تحويل 4 ملايين صفحة بنجاح.

وأضاف بأن النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق يعدّ إنجازا مهما لكل من الهيئة عموما وإدارة تقنية المعلومات على وجه الخصوص، فهو يعتبر بمثابة لبنة واحدة في خارطة الطريق الخاصة بإدارة تقنية المعلومات والتي من شأنها أن ترتقي بأعمال الهيئة إلى أعلى مستويات التقدم والرقي في الجانب التقني لتقديم أفضل الخدمات إلى عملائها.

وذكر البستكي: "إن أكبر التحديات التي واجهتها إدارة تقنية المعلومات في تطبيق هذا النظام تمثّلت في تغيير الطريقة التي يتعامل بها الموظفون مع أعمالهم اليومية. حيث تم إنجاز الأهداف المرجوة من تطبيقه من خلال التركيز على التفاصيل لاسيما تلك التي تخص المستخدمين النهائيين. وقد تم التأكد من أن الموظفين قد تلقوا التدريبات اللازمة لتطبيق هذا النظام وفهم فوائده. وقد أتاحت هذه الطريقة انتقالا سلسا إلى بيئة عمل أفضل تخلو من استخدام الورق. وتعمل إدارة تقنية المعلومات على التأكد من أن التطبيق الحالي يمثّل العمود الفقري لتنفيذ ما تبقّى من خارطة الطريق الخاصة بالنظام ذاته.